Fonte: https://www.agendadigitale.eu/

articolo di Federica Maria Rita Livelli - Business Continuity & Risk Management Consultant

Le modalità di approvvigionamento di beni e servizi da parte della nostra PA stanno subendo un cambiamento radicale grazie al processo accelerato di digitalizzazione scaturito dalla pandemia. Inoltre, è doveroso ricordare che il settore degli appalti è anche ampiamente impattato dal PNRR che, tra le linee guida di cambiamento più evidenti per i prossimi anni, prevede la spinta verso la piena digitalizzazione di tali processi.

Pertanto, in futuro, parleremo sempre più di e-procurement che mira ad offrire servizi adeguati alle esigenze dei cittadini e delle imprese, impiegando piattaforme tecnologiche all’avanguardia.

Nuovo Codice degli appalti ed e-procurement, cosa cambia

Lo scorso 16 dicembre è stato approvato il nuovo codice degli appalti. Nella Parte II del nuovo Codice – inserita nel libro I intitolato “Dei principi, della digitalizzazione, della programmazione e della progettazione” – si persegue la digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti, la riduzione e la certezza dei tempi delle procedure di gara, della stipula e dell’esecuzione degli stessi. Ovvero, un ulteriore “volano” atto ad innovare il sistema dei contratti pubblici e l’intero ciclo di vita dell’appalto.

Di fatto, si tratta di creare un vero e proprio ecosistema nazionale per l’e-procurement che si avvale di: una Banca dati nazionale dei contratti pubblici; un fascicolo virtuale dell’operatore economico che è stato da poco reso operativo dall’Autorità nazionale anti corruzione (ANAC); piattaforme di approvvigionamento digitale; procedure automatizzate nel ciclo di vita dei contratti pubblici. Ancora, il nuovo codice garantirà la possibilità dell’accesso digitalizzato agli atti, oltre a permettere ai cittadini di richiedere la documentazione di gara, nei limiti consentiti dall’ordinamento vigente.

PNRR ed e-procurement, gli obiettivi 

È doveroso ricordare che uno degli obiettivi del PNRR è di realizzare – entro il 2026 – una “Recovery Procurement Platform”, i.e. una piattaforma nazionale on-line per valutare e potenziare le capacità delle Stazioni Appaltanti e, al contempo, contribuire alla formazione del personale pubblico e alla digitalizzazione delle procedure di acquisto, in modo tale da agevolare l’attività degli Enti e rendere più semplice l’acquisizione e la gestione dei fondi europei.

Ancora, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) varerà – presumibilmente entro marzo 2023 – le nuove linee guida tecniche per l’e-procurement a livello nazionale al fine di garantire sia una maggiore uniformità tecnologica sia una migliore interconnessione tra gli organismi di vigilanza & controllo e le piattaforme digitali per l’e-procurement che sono utilizzate dalle Stazioni Appaltanti.

E-procurament, quali sfide ci attendono con il nuovo anno

Ogni cambiamento comporta sfide che devono essere gestite ed anche l’implementazione dell’e-procurement non ne è scevro. Pertanto, le nostre PA dovranno essere in grado di gestire:

• Cambi di paradigma – Un e-procurement efficace ed efficiente implica profondi cambi di paradigma della macchina amministrativa in termini di: processi interni per adattarne il funzionamento al mutato contesto; maggiore focus sulle esigenze dei cittadini per fornire risposte più efficaci e tempestive ad una domanda di servizi in costante evoluzione. Pertanto, la sfida maggiore consisterà nell’essere in grado di effettuare un cambiamento radicale che coinvolgerà non solo l’ambito tecnologico ma anche quello culturale e organizzativo.
• Coordinamento tra regolamentazione e tecnologie – L’innovazione tecnologica procede in modo accelerato mentre, la regolamentazione fatica a tenere il passo. Di qui la necessità di una regolamentazione più innovativa cosicché la PA – da mera passiva fruitrice di soluzioni tecnologiche – possa assurgere ad un ruolo strategico in grado di stimolare il mercato a produrre soluzioni migliori, atte a soddisfare le proprie esigenze.
• Formazione continua del personale della PA addetto all’e-procurement – Sarà fondamentale la formazione del personale della PA. Ci si auspica che la realizzazione della Recovery Procurement Platform sia in grado di rafforzare la capacità amministrativa delle amministrazioni aggiudicatrici attraverso attività di formazione e supporto nell’utilizzo di tali strumenti. È doveroso ricordare che sarà altresì necessario garantire una formazione in termini di digitalizzazione delle fasi di esecuzione dei contratti stessi. Pertanto, la PA dovrà avvalersi strategicamente di nuove figure tra cui quella del Responsabile per la Transizione al Digitale che – secondo l’articolo 17, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale – è il professionista inserito nelle diverse amministrazioni con il compito di realizzare una “transizione alla modalità operativa digitale e i conseguenti processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un’amministrazione digitale e aperta, di servizi facilmente utilizzabili e di qualità, attraverso una maggiore efficienza ed economicità” attraverso “adeguate competenze tecnologiche, di informatica giuridica e manageriali”.
• Attuazione di progetti di smart procurement – Altrettanto fondamentale sarà garantire: l’interoperabilità dei sistemi gestionali di tutti i soggetti coinvolti nel processo di approvvigionamento; la digitalizzazione dei procedimenti di dichiarazione e verifica dei requisiti necessari per la partecipazione alle gare; l’utilizzo dell’intelligenza artificiale per osservare e analizzare le dinamiche di mercato e di comportamento delle amministrazioni e degli operatori economici.
• Sicurezza nello svolgimento dei processi, nella gestione dei dati sensibili e nella loro conservazione – Il processo di digitalizzazione e innovazione del procurement della PA non può prescindere dall’incorporazione dei principi di risk management, business continuity e cybersecurity per garantire la necessaria resilienza organizzativa ed operativa. Di fatto, è necessario un approccio risk-based e resilience-based per garantire la sicurezza informatica ed assicurare la qualità tecnica e la sicurezza dei sistemi informativi pubblici e della loro rete di interconnessione.
• Efficiente ed efficace gestione della catena di fornitura – Dal punto di vista organizzativo e manageriale si dovrà garantire la prevenzione e la gestione dell’imprevedibile certezza dei rischi di fornitura e. al contempo, individuare fornitori alternativi oltre ad avere maggiori e puntuali informazioni sui fornitori.

Conclusioni

Stiamo assistendo ad un’innovazione sistematica della gestione della funzione appalti, non più rimandabile e che presuppone l’adeguatezza organizzativa e professionale di soggetti specializzati che possano essere in grado di gestire gare con procedure “native digitali” e con documenti di gara che contengano dati direttamente acquisibili da “database” nazionali ed europei.

L’approvazione del nuovo Codice degli Appalti, unitamente al PNRR, costituisce un ulteriore tassello per accelerare le procedure telematiche, senza dimenticare che la modalità digitale stimola anche la concorrenza, favorendo l’informazione e la partecipazione delle piccole e medie imprese. Ora non ci resta che agire e convertire l’e-procurement della PA in una leva strategica in grado di dare maggior abbrivio e credibilità al nostro Paese, senza dimenticare l’importanza di un’adeguata formazione del personale dedicato a tale attività.